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Office 365 für Schulen > Details

 

Was ist Office 365 eigentlich?

Ist Office 365 kostenlos oder nicht?

Wie steht es mit dem Datenschutz bei Office 365?

Was habe ich als Lehrer von Office 365?

Wie komme ich an Office?

Was ist, wenn ich die Schule verlasse?

Mein Office sagt, es sei nicht aktiviert!

Wer ist Vertragspartner der Schule und wer haftet bei Office 365?

Wie läuft die Einführung von Office 365 für die Schule ab?

Wieviel Arbeit kommt mit Office 365 als Systemadministrator auf mich zu?

 

 

 Was ist Office 365 eigentlich?

Office 365 ist ein Angebot der Fa. Microsoft und bietet effiziente und komfortable Zusammenarbeit über alle elektronische Medien (PCs, Macs, Tablets, Handys) hinweg. Das Angebot umfasst Email, Kontakte und Kalender (Exchange Online), Datenablage und -speicherung (Sharepoint Online), VoIP mit Sofortnachrichten, Anwesenheitsinformation, Video und Audio-Konferenzen (Lync Online), webbasierte Office Anwendungen (Office Web Apps) und das ganze Office Paket zur lokalen Installation. Die Ergänzung „Online“ bedeutet, dass diese Dienste über Server in weltweit redundant betriebenen Rechenzentren zur Verfügung gestellt werden („die Cloud“). Microsoft garantiert eine Verfügbarkeit der Dienste von 99,9%. Welche Möglichkeiten die einzelnen Dienste bieten, ist unter www.edu365.de im Detail beschrieben. Rechtlich gesehen handelt es sich bei Office 365 um Auftragsdatenverarbeitung im klassischen Sinne mit klar definierten Zugriffsrechten, Verfügbarkeit und Haftungsklauseln gemäß dem deutschen Datenschutzgesetz.

 

Ist Office 365 kostenlos oder nicht?

Für Schulen und Universitäten bietet Microsoft die Dienste Exchange Online, Sharepoint Online, und Lync Online (ohne Verbindung zum Festnetz), und ohne das Office Paket kostenlos an. Für das Office Paket und die Sprachdienste bei Lync fallen dagegen (geringe) Kosten an. Wir als Fa. DrVis Software übernehmen die Einrichtung, Anpassung und Konfiguration dieser Dienste für Ihre Schule, und dafür fallen ebenfalls (geringe) Kosten an, wie auf unserer Webseite beschrieben.

 

Wie steht es mit dem Datenschutz bei Office 365?

Microsoft erfüllt die strengsten Datenschutzbestimmungen der EU für Auftragsdatenverarbeiter und garantiert die Einhaltung dieser EU Gesetze auch für ihre Subunternehmer. Mit Office 365 garantiert Ihnen Microsoft vollinhaltlich, dass nur Sie über Ihre Daten verfügen können und dass keinerlei Auswertungen oder verborgene Zugriffe auf Ihre Daten erfolgen. Details finden Sie auf der Webseite  www.edu365.de unter dem Punkt Datensicherheit. In deutschen Medien liest man immer wieder Gerüchte über unkontrollierte Datenzugriffe durch US Behörden bei Firmen mit US-Beteiligung („Patriot Act“). Diese Gerüchte entbehren jeder Grundlage, wie das US Außenministerium erst kürzlich ausführlich dargelegt hat (http://trust.office365.de).

 

Was habe ich als Lehrer von Office 365?

Emaildienste: Alle Lehrer Ihrer Schule bekommen eine einheitliche Emailadresse, z. B. vorname.nachname@meineschule.de. Wir richten für Sie nach Wunsch Verteilerlisten ein (z.B. allelehrer@meineschule.de oder mathe@meineschule.de für alle Mathe-Lehrer). Ferner richten wir für Sie gemeinsame Kalender z. B. für Veranstaltungen oder Dienste oder Vertretungen ein, sodass Sie nicht auf Aushänge und dergl. angewiesen sind. Alle diese Daten stehen Ihnen gesichert auf allen elektronischen Medien weltweit zur Verfügung.

Sharepoint: Das neue Sharepoint 2013 ermöglicht Ihnen eine sehr komfortable Synchronisation Ihrer lokalen Daten am PC oder Mac mit Ihrem persönlichen Sharepoint Bereich (Skydrive Pro). Damit ersparen Sie sich nicht nur die Datensicherung, Ihre Daten stehen Ihnen per Browser oder App überall und auf allen elektronischen Medien gesichert zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie Ihren Schülern Unterrichtsunterlagen ganz einfach zur Verfügung stellen. Sie schieben die Unterlagen auf Ihrem PC mit Internetanschluss einfach in einen Ordner, sie werden dann automatisch auf dem Sharepoint Server für Ihre Schule gespeichert und dort kann sie die Schülerin oder der Schüler nach Anmeldung mit Nutzernamen und Passwort dann einsehen und herunterladen. Sharepoint kann aber noch viel mehr: nicht nur Dokumente kann man austauschen, Umfragen, Diskussionsforen, Kalender, Ankündigungen und vieles mehr lassen sich komfortabel  einrichten und nutzen.

Lync: Lync erlaubt elektronische Echtzeitkommunikation. Partner können über das Internet den Inhalt ihrer (PC, Mac, Handy -) Bildschirme oder den Inhalt elektronischer Tafeln austauschen, und per Audio und Video  darüber diskutieren und Sofortnachrichten austauschen. In USA bieten bereits viele Schulen ergänzenden Fern-Unterricht mittels Lync an.

 

Wie komme ich an Office?

Wenn Ihre Schule einen entsprechenden Vertrag mit Microsoft geschlossen hat, können Sie für einen Jahresbetrag zwischen 29,90 und 41,90 Euro für Schüler (bzw. 37,90 und 69,90 Euro für Lehrer) das neueste Microsoft Office Paket (Office Professional Plus) auf bis zu 5 Geräten installieren. Die zwei Optionen finden Sie auf unserer Webseite beschrieben. Nach Erhebung Ihrer Daten (Vorname, Nachname, Emailadresse) durch die Schule erhalten Sie von uns per Email Informationen zur Bezahlung und die Zugangsdaten zum Herunterladen des Office Pakets.

 

Was ist, wenn ich die Schule verlasse?

Das Office Paket in Office365  ist ein Mietmodell. Wenn Sie den Jahresbetrag bezahlt haben, können Sie Office auf bis zu 5 Geräten für 12 Monate nutzen. Wenn Sie nach 12 Monaten noch an der Schule sind, können Sie den Jahresbetrag einfach wie das erste Mal überweisen (Sie werden per Email daran erinnert).

Anschließend haben Sie mehrere Möglichkeiten, Office weiter nutzen zu können. Sie können z. B.  Office als Dauerlizenz für ein Gerät (das Office Home & Student 2013 Paket gibt’s im Handel) oder als Mietmodell das sehr attraktive Office 365 Home Premium Paket für 5 Geräte kaufen (ebenfalls im Handel verfügbar). Dieses Paket bietet zusätzlich zu Office monatlich 60 Skype Minuten und über 20 GB Speicherplatz auf SkyDrive. Wenn Sie sich an einer beliebigen Universität einschreiben, können Sie das noch günstigere Office 365 University Paket über den Handel erwerben.

 

Mein Office sagt, es sei nicht aktiviert

Das Office Paket, das Sie über die Schule gekauft haben, basiert auf einem Mietmodell und muss jährlich verlängert werden. Die Verlängerung ist allerdings nur möglich, solange Sie noch an Ihrer derzeitigen Schule eingeschrieben sind. Vom Zeitpunkt der Aktivierung Ihres Kontos, über das Sie Office herunterladen konnten, können Sie Office 1 Jahr nutzen. Sie werden rechtzeitig per email an das Ablaufdatum erinnert.

 

Wer ist Vertragspartner der Schule und wer haftet bei Office 365?

Wenn Ihre Schule Office 365 einführt, wird ein Vertrag zwischen der Schule und Microsoft Ireland Operations Ltd. geschlossen. Microsoft garantiert eine 99,9% Verfügbarkeit der Dienste und übernimmt die Haftung für den Betrieb und die technische und rechtliche Sicherheit Ihrer Daten. Office 365 für Schulen und Hochschulen inkludiert eine kostenlose Unterstützung per Email und Telefon, aber nur für das von der Schule benannte Administratorkonto. Wir als DrVis Software GmbH unterstützen die Schule und die Schuladministratoren in der Einrichtung und Konfiguration der Dienste, stellen anfangs kostenlos Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung und bieten zusätzliche Wartungs- und Servicepakete für die laufende Ünterstützung an. Dafür schließen wir einen separaten Vertrag mit der Schule ab. Wir agieren nur nach Weisung und im Auftrag der Schule. Wir haften insbesondere nicht für die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Office 365 Dienste.

 

Wie läuft die Einführung von Office 365 für die Schule ab?

In Abstimmung mit einem oder mehreren Ansprechpartnern (Systemadministratoren) an der Schule veranlassen wir im ersten Schritt ergänzende DNS-Einträge in einem Namensraum der Schule. Dazu ist in manchen Fällen erforderlich, die Namenseinträge einem anderen DNS-Hoster zu übertragen. Die Kosten dafür sind in unserem Einrichtungs- und (im weiteren Verlauf) in unserem Wartungspaket enthalten. Nach Übermittlung einer Liste mit Namen und derzeitigen Emailadressen, sowie weiteren Angaben nach Absprache, konfigurieren wir diese Konten in Office 365 mit den gewünschten Office 365 Diensten und informieren die Nutzer per Email über ihre neuen Zugangsdaten.

Wenn Ihre neue Emaildomäne (@meineschule.de) bisher nicht in Verwendung war, liefert Office 365 (optional) ein zusätzliches Emailkonto. Wenn dieser Domänenname dagegen bereits bisher in Verwendung war, sollten die Nutzer ihre bisherigen Emaildaten (Email, Kontakte bzw. Adressbücher, Kalender) exportieren und sichern und nach Umschaltung auf den Office 365 Mailserver wieder importieren. Am einfachsten funktioniert dies mit Microsoft Outlook am PC, das alle Emaildaten vollständig in einer einzigen Datei (*.pst) speichert, die gesichert und in einem neuen Emailkonto wieder importiert werden kann. Wir können dazu Anleitungen zur Verfügung stellen.

Sollen Schüler oder Lehrer das Office Paket oder das Office Plus Paket erhalten, erhalten die Interessenten eine Email mit den Optionen und Zahlungsmodalitäten für den Jahresbetrag. Sobald dieser eingegangen ist, bezahlen wir als DrVis Software GmbH im Auftrag der Schule die Lizenzen direkt an Microsoft Ireland Operations Ltd. und schalten das Office Paket für 12 Monate frei.

 

Wieviel Arbeit kommt mit Office 365 als Systemadministrator auf mich zu?

Wir sind bemüht, diesen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Zunächst benötigen wir die Namen und derzeitigen Emailadressen aller Interessenten, damit wir die Office 365 Konten einrichten können. Außerdem muss der Namensraumverwalter kontaktiert werden. In den ersten 4 Wochen nach Einführung gibt es meist Rückfragen der Kolleginnen und Kollegen, auch wenn wir der Einrichtungsemail detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitungen beilegen. Zusammen mit den hervorragenden Anleitungen, die Microsoft auf dem neuen Office 365 Webportal anbietet (nebenstehende Abbildung), halten sich die Problemfälle jedoch in engen Grenzen.

Für die Eintragung von Änderungen im laufenden Betrieb stellen wir Ihnen mit unserem Wartungspaket ein kostengünstiges Webportal zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, sämtliche Änderungen, sowohl einzelne als auch Sammeländerungen, komfortabel vorzunehmen. Zusätzlich bieten wir mehrere Servicepakete an, die Sie nach Bedarf jederzeit bestellen können.